Whistler je aplikacija za prijavu nepravilnosti koja omogućava uzbunjivačima da podnesu potpisane ili anonimne prijave u dobroj vjeri, a takođe im omogućava da ponovo pristupe aplikaciji (svom nalogu), pomoću korisničkog imena i lozinke. Korisnici/uzbunjivači biraju svoje korisničko ime i lozinku prilikom prvog prijavljivanja na aplikaciju.
Uzbunjivaču se garantuje bezbjednost i anonimnost. Ako uprkos bezbjednosti uzbunjivač odluči da ne otkrije svoj identitet, aplikacija posjeduje opciju koja sakriva identitet čak i od istražitelja sa kim bi uzbunjivač inače imao neograničenu komunikaciju.
Komunikacija između uzbunjivača i istražitelja je od suštinskog značaja za uspjeh provjere. Istražitelj treba da pribavi najveću moguću količinu što tačnijih i pouzdanijih podataka. Iskustvo je pokazalo da prijave zasnovane na anonimnim jednostranim dopisima mogu biti neuspješne, budući da uzbunjivač može nenamjerno izostaviti neke informacije (npr. šta, kada i gdje se nešto dogodilo i ko su bili učesnici) koje bi omogućile pokretanje fokusirane provjere, zbog čega provjera može da završi praćenjem pogrešnih tragova.
Whistler se nalazi na našoj javnoj Internet stranici, www.nlbbl.com, što omogućava da prijave budu dostavljene izvan Banke, npr. iz biblioteka, kafića itd.
Aplikacija omogućava uzbunjivaču da prati status konkretnih prijava i da bude u stalnom kontaktu sa istražiteljem. Na ovaj način se uspostavlja potpuno bezbjedan kanal komunikacije između uzbunjivača i istražitelja. Garantuju se i bezbjednost i anonimnost uzbunjivača, a istovremeno istražitelj ima mogućnost da pribavi potencijalno kritične dodatne informacije u vezi sa određenom prijavom. Aplikacija omogućava uzbunjivaču da primi informacije o napredovanju provjere i o njenom rješavanju i o rezultatima.
Prilikom prvog prijavljivanja na aplikaciju, uzbunjivač bira korisničko ime i lozinku, bez obzira da li želi da otkrije svoj identitet ili da ostane anoniman. Pomoću ova dva elementa autentifikacije on pristupa aplikaciji, pomoću koje komunicira sa istražiteljem i prati proceduru prijave. On može da ažurira svoju prijavu u bilo kom trenutku, da doda dokumente ili da razgovara sa istražiteljem u prozoru za ćaskanje.
Izuzetno je važno da korisnici upamte svoje korisničko ime i lozinku. Lozinka se ne čuva i zaboravljena lozinka ne može biti resetovana. Potrebno je izvršiti novu prijavu na aplikaciju u cilju ponovnog uspostavljanja kontakta, te stoga pristup sadržaju koji je povezan sa prethodnim (zaboravljenim) korisničkim imenom i lozinkom neće biti moguć.
Međutim, u slučaju da zaboravite svoje podatke za prijavu na aplikaciju, uvek možete da se registrujete pod novim korisničkim imenom i lozinkom, i u novoj (dodatnoj) prijavi da obavijestite istražitelja o prethodnoj prijavi, koja će i dalje biti vidljiva istražitelju.
Sistem je namjenjen za lica koja su zaposlena u Banci i za druge zainteresovane strane koje vjeruju da je počinjena neka radnja koja šteti Banci i njenim zaposlenima, i koja može imati ozbiljne posljedice u smislu regulatornih sankcija, krivične odgovornosti ili reputacije Banke.
Sistem za prijave nepravilnosti nije namijenjen za postupanje sa opštim pitanjima o poslovanju Banke, za pitanja klijenata i reklamacije ili za prijavu uznemiravanja na radnom mjestu.
Prijavu uzbunjivača prima odgovorno lice u Službi za usklađenost poslovanja, iskusni službenik Banke sa mnogo godina prakse u oblasti nadzora i istraživanja. To lice izvršava svoje dužnosti zajedno sa zamjenicima. Otkrivanje i sprečavanje prevare i zloupotrebe u grupi uključuje iskusne zaposlene sa profesionalnom stručnošću u oblasti prava, bankarstva i regulatorne usklađenosti, ekonomije i istražnih radnji.
U skladu sa dobrom praksom upravljanja, u Banci bismo željeli da se rješavanje odstupanja, nepravilnosti i čak prekršaji prvenstveno rješavaju unutar organizacionih jedinica u kojima nastanu. Dakle, rješavanje tih pitanja se prvo dostavlja direktnom nadređenom u organizacionoj jedinici. Međutim, u stvarnom životu mogu nastupiti situacije u kojima iz raznih razloga određena pitanja ne mogu biti riješena u okviru organizacione jedinice (moguća upletenost menadžera ili iz drugih sličnih razloga). U tim slučajevima postoji nekoliko kanala koji su na raspolaganju za prijavu uočenih nepravilnosti Službi za usklađenost poslovanja u NLB Banci a.d. Banja Luka, a jedan od njih je Whistler aplikacija.
U skladu sa Uputstvom za postupke i preduzimanje mjera u slučaju sumnji u štetne radnje i za zaštitu radnika koji vrše njihovu prijavu, svaki zaposleni je već dužan da prijavi (neposrednom nadređenom ili direktno Službi za usklađenost poslovanja) uočene štetne radnje i ponašanje koje može da dovede do ozbiljnih posljedica po Banku (šteta, krivični prekršaji, regulatorne sankcije, narušavanje reputacije). Samo na ovaj način možemo reagovati na ozbiljne nepravilnosti brzo i adekvatno, a time i zaštititi interese i reputaciju Banke i njenih zaposlenih i ostalih zainteresovanih strana. Takođe je važno identifikovati sistemske slabosti i usvojiti sistemske mjere u cilju sprečavanja sličnih slučajeva u budućnosti.
Nakon podnošenja prijave i slanja informacija Službi za usklađenost poslovanja, uzbunjivač obezbjeđuje da štetno ponašanje bude adekvatno dokumentovano, a zatim i provjereno i istraženo, i da Banka može da reaguje adekvatno i brzo. Prijave uzbunjivača su dakle važne iz perspektive sprečavanja nastanka i ponovnog nastanka štete, za određivanje hitno potrebnih korekcija/izmjena poslovnih procesa, i za obavljanje pojedinačnih odgovornosti.
Takođe je važno za istražitelje da uzbunjivač pokuša da odgovori na što je više moguće sljedećih pitanja u prijavi:
Prilikom prijema, obrade, provjere i arhiviranja pojedinačnih prijava, Služba za usklađenost poslovanja obezbjeđuje da informacije u prijavi, a time i lični podaci uzbunjivača budu strogo zaštićeni. Uzbunjivač je dakle potpuno zaštićen i tokom i nakon postupka.
Zaštita internih uzbunjivača
Banka koristi razne mjere da bi obezbijedila potpunu zaštitu uzbunjivača koji su zaposleni u NLB Banci od svih povratnih mjera kojima mogu biti podvrgnuti zbog aktivnosti uzbunjivanja. U tom cilju, Uprava NLB Banke a.d. Banja Luka je potpisala i objavila Izjavu o zabrani povratnih mjera protiv uzbunjivača. Mi u Službi za usklađenost poslovanja svjesni smo činjenice da je odluka nekog lica da podnese prijavu o nepravilnosti obično izuzetno teška. Dakle, mi obraćamo veliku pažnju na uzbunjivače koji djeluju u dobroj vjeri.
Zaštita ličnih podataka
Ako uzbunjivač otkrije svoj identitet prilikom registracije, Banka u skladu sa odredbama Zakona o zaštiti ličnih podataka mora obezbjediti odgovarajuću zaštitu ličnih podataka lica koja podnose prijave o štetnoj radnji ili ponašanju. Svi podaci uzbunjivača se smatraju povjerljivim.
Banka ne otkriva lične podatke uzbunjivača trećim licima bez izričite saglasnosti uzbunjivača.
Nakon prijema prijave, u slučaju da uzbunjivač želi zaštitu, svi lični podaci uzbunjivača i ostali podaci na osnovu kojih može biti utvrđen identitet uzbunjivača se uklanjaju iz prijave i čuvaju se odvojeno od datoteke za provjeru i štite se od neovlašćenog pristupa.
Revizijski trag se kreira prilikom svakog slučaja pristupa ličnim podacima uzbunjivača.
Ako je prijava potpisana, samo istražitelj koji obrađuje konkretnu prijavu i šef istražnih radnji imaju pristup ličnim podacima uzbunjivača.
Lični podaci uzbunjivača i informacije o nepravilnosti se čuvaju 10 godina nakon zaključenja slučaja.
Ako procedura nadzora bude pokrenuta na osnovu određene provjere, podaci ce se čuvati još dodatni period od 5 godina nakon zaključenja ovog postupka ili sudskog postupka.
Uzbunjivači nisu dužni da otkriju svoje lične podatke i mogu da dostave anonimne prijave. Aplikacija prije svega služi da bi uzbunjivači mogli da podnesu anonimne prijave na način da bi provjera mogla da se nastavi bez opstrukcija (povratne informacije).
Prilikom popunjavanja obrasca za prijavu nepravilnosti i prilikom popunjavanja priloga, uzbunjivači koji žele da ostanu anonimni treba da vode računa da ne daju podatke kojima mogu direktno ili indirektno otkriti svoj identitet. Uzbunjivači mogu da otkriju svoj identitet u bilo kom trenutku tokom anonimne komunikacije sa istražiteljem, ako tako odluče. Svjesni smo da ovo zahtjeva značajno međusobno povjerenje.
U cilju utvrđivanja i istraživanja sumnjivih prekršaja, NLB Banka prikuplja podatke o uzbunjivačima (ako ih oni pruže) i podatke o ostalim učesnicima u štetnom ponašanju.