Whistler është një aplikacion për raportim të shkeljeve dhe ju lejon raportuesve që të paraqesin raporte të nënshkruara apo anonime, në mirëbesim, dhe gjithashtu iu mundëson atyre që ti ri-qasen aplikacionit (profilit të tyre), duke shfrytëzuar emrin e përdoruesit dhe fjalëkalimin. Përdoruesit/raportuesit e zgjedhin emrin e përdoruesit dhe fjalëkalimin herën e parë që kyçen.
Siguria dhe anonimiteti i raportuesit janë të garantuara. Nëse, pavarësisht sigurisë, raportuesi preferon që të mos zbulojë identitetin e tij/saj, aplikacioni ofron opsionin i cili fsheh identitetin edhe nga hetuesi, me të cilin raportuesi përndryshe do të ketë komunikim të pa limituar.
Komunikimi në mes të raportuesit dhe hetuesit është esencial për suksesin e hetimit. Hetuesi duhet të pranojë sa më shumë informata të sakta dhe kredibile. Eksperienca ka treguar se raportet e bazuara në letrat anonime unilaterale mund të rezultojnë të pasuksesshme, pasi që raportuesi mund të dështojë që të sigurojë informatën e mëtutjeshme (p.sh. Çka, kur, dhe ku ka ndodhur diçka, dhe kush ishin pjesëmarrësit) që do të lejonin fillimin e hetimit të fokusuar, andaj hetimi mund të përfundojë duke përcjellë gjurmë të gabuara.
Aplikacioni »Whistler: gjendet në web-faqen tonë publike, www.nlb-kos.com, dhe lejon që raportet të dërgohen nga jashtë bankës, p.sh. Nga libraritë, kafenetë etj.
Aplikacioni lejon raportuesin që të monitorojë statusin e raporteve individuale të tyre dhe të mbajë kontakte të vazhdueshme me hetuesin. Në këtë mënyrë vendoset një kanal i sigurt i komunikimit në mes të raportuesit dhe hetuesit. Siguria e raportuesit dhe anonimiteti janë të mbrojtura, dhe njëkohësisht hetuesi ka mundësi të marrë informata shtesë, të cilat mund të jenë kritike, në lidhje me raportin individual. Aplikacioni lejon raportuesin që të pranojë informata rreth progresit të hetimeve dhe rreth konkludimeve dhe rezultateve.
Me rastin e qasjes fillestare, raportuesit e krijojnë një emër të përdoruesit dhe fjalëkalim, pavarësisht nëse ata dëshirojnë të zbulojnë identitetin e tyre apo të mbesin anonimë. Duke shfrytëzuar këto dy elemente të autentikimit ata iu qasen aplikacionit, nëpërmes të cilit ata komunikojnë me hetuesin dhe e monitorojnë procedurën e raportimit. Ata mund të përditësojnë raportet e tyre, nëpërmes të cilit ata komunikojnë me hetuesin dhe e monitorojnë procedurën e raportimit. Ata mund të përditësojnë raportin e tyre në çfarëdo kohe, të shtojnë dokumente apo të bisedojnë me hetuesin nëpërmes dritares së »chat« it.
Është jashtëzakonisht e rëndësishme që përdoruesit ta mbajnë në mend emrin e përdoruesit dhe fjalëkalimin. Fjalëkalimet nuk ruhen dhe fjalëkalimet e harruara nuk mund të rikthehen. Nevojitet qasje e re në mënyrë që të ri-vendoset kontakti, dhe rrjedhimisht qasja ndaj përmbajtjes në lidhje me përdoruesin dhe fjalëkalimin paraprak (të harruar) nuk do të jetë e mundur.
Megjithatë, në rast se ju harroni detajet e juaja të qasjes, ju gjithmonë mund të regjistroheni me emër dhe fjalëkalim të ri, dhe në raportin e ri (shtesë) e njoftoni hetuesin rreth përmbajtjes së raportit tuaj paraprak, i cili ende do të jetë i dukshëm për hetuesin.
Sistemi është i dizajnuar për individët e punësuar në bankë, dhe për aksionarët tjerë të cilët besojnë se është kryer një akt i dëmshëm për bankën apo për punëtorët e saj, dhe i cili mund të bartë pasoja serioze për sa i përket sanksioneve të rregullatorit, përgjegjësisë penale apo reputacionit të bankës.
Sistemi për raportimin e shkeljeve nuk është i dedikuar për pyetjet e përgjithshme në lidhje me punët e bankës, pyetjet dhe ankesat e klientëve apo raportimin e ngacmimeve në vendin e punës.
Në pajtim me praktikat e mira udhëheqëse, në dëshirojmë që identifikimi i devijimeve, parregullsive dhe madje shkeljeve të zgjidhet së pari brenda njësisë organizative ku ato ndodhin. Rrjedhimisht, në zgjidhjen e rasteve të tilla së pari ngarkohen mbikëqyrësit direkt në njësinë organizative. Megjithatë, në jetën e përditshme mund të shfaqen situata të cilat për arsye të caktuara nuk mund të zgjidhen brenda njësisë individuale (ndërhyrje e mundshme e udhëheqësisë apo arsye të ndryshme të ngjashme. Në raste të tilla janë në dispozicion disa kanale për raportimin e shkeljeve të vërejtura, tek Sektorit për Pajtueshmëri dhe Integritet të NLB Banka sh.a. Prishtinë, një nga të cilët është aplikacioni Whistler.
Sipas Rregullave dhe procedurave për hetimin e sjelljeve të dëmshme, hapa të mëtutjeshëm dhe mbrojtjen e raportuesit, secili i punësuar është i obliguar të raportojë (tek udhëheqësi i drejtpërdrejtë apo direkt tek Sektori për Pajtueshmëri dhe Integritet) sjelljen e dëmshme të vërejtur që mund të ketë pasoja serioze për bankën (dëm, përgjegjësi penale, sanksione nga rregullatori, dëmtim i reputacionit). Vetëm në këtë mënyrë ne mund të reagojmë shpejtë dhe si duhet ndaj shkeljeve serioze, dhe të mbrojmë interesat dhe reputacionin e bankës, punëtorëve dhe aksionarëve të saj. Është gjithashtu e rëndësishme që të identifikohet çfarëdo dobësie sistematike dhe të zbatohen masa sistematike për të parandaluar rastet e ngjashme në të ardhmen.
Pas paraqitjes së raportit dhe dërgimit të informatës në Sektorit për Pajtueshmëri dhe Integritet të NLB Banka sh.a. Prishtinë, raportuesi sigurohet se sjellja e dëmshme është dokumentuar në mënyrë të duhur, dhe pastaj është e kontrolluar apo e hetuar, dhe banka mund të reagojë shpejtë dhe në mënyrë të duhur. Raportet e »Whistleblowers«- raportuesve rrjedhimisht janë të rëndësishëm nga perspektiva e parandalimit të ndodhjes dhe përsëritjes së dëmit, duke identifikuar urgjentisht korrigjimet/shtesat tek proceset biznesore, dhe lirimin nga përgjegjësitë personale.
Është gjithashtu shumë me rëndësi për hetuesit që raportimet e raportuesve (whistleblowers) të japin përgjigje në sa më shumë pyetje në raport:
Gjatë pranimit, përpunimit, investigimit dhe arkivimit të raporteve individuale, Sektori për Pajtueshmëri dhe Integritet garanton se informacioni në raport dhe të dhënat personale të raportuesit janë rreptësishtë të mbrojtura. Rrjedhimisht, raportuesi është tërësisht i mbrojtur gjatë dhe pas hetimeve.
Mbrojtja e raportuesve të brendshëm
Banka përdorë masa të ndryshme për të siguruar mbrojtje të plotë të raportuesve të cilët janë punëtorë të NLB-së, kundër çfarëdo hakmarrje që ata mund të kenë si rezultat të raportimit të tyre. Për këtë qëllim, Bordi Menaxhues i NLB Banka sh.a. Prishtinë ka nënshkruar Deklaratën mbi ndalimin e masave hakmarrëse ndaj raportuesve. Ne, në Sektorin për Pajtueshmëri dhe Integritet jemi të vetëdijshëm se vendimi i individit për të dërguar raport mbi shkeljen është jashtëzakonisht i rëndë. Rrjedhimisht ne iu kushtojmë vëmendje të posaçme raportuesve të cilët veprojnë në mirëbesim.
Mbrojtja e të dhënave personale
Nëse raportuesi zbulon identitetin e tij gjatë regjistrimit, banka në pajtueshmëri me Ligjin Për Mbrojtjen e të Dhënave Personale (nr. 03/L-172) është e obliguar që të sigurojë mbrojtje të duhur të dhënave personale të personave që paraqesin raporte të sjelljeve të dëmshme. Të gjitha të dhënat mbi raportuesin konsiderohen konfidenciale.
Banka nuk i zbulon të dhënat personale të raportuesve ndaj palëve të treta pa pajtimin e tyre eksplicit.
Pas pranimit të raportit, në rast se raportuesi dëshiron mbrojtje, të gjitha të dhënat personale dhe të dhëna tjera të cilat mund të zbulojnë identitetin e raportuesit, largohen nga raporti dhe ruhen ndaras nga fajlli i hetimit dhe mbrohen nga qasja e pa-autorizuar.
Gjithashtu krijohet evidencë (audit trail) për çdo rast të qasjes së dhënave personale të raportuesit.
Nëse raporti është nënshkruar, vetëm hetuesi që përpunon raportin individual dhe hetuesi kryesor kanë qasje në të dhënat personale të raportuesit.
Të dhënat personale të raportuesit dhe informatat mbi shkeljen ruhen 10 vite pas mbylljes së rastit.
Nëse procedura mbikëqyrëse është iniciuar në bazë të hetimit individual, të dhënat do të ruhen edhe për 5 vite shtesë pas përmbylljes së rastit apo procedurës gjyqësore.
Raportuesit nuk janë të obliguar të zbulojnë të dhënat personale të tyre dhe mund të paraqesin raporte anonime. Aplikacioni para së gjithash është dizajnuar në mënyrë të tillë që raportuesit mund të paraqesin raporte anonime në mënyrë të tillë që hetimi mund të vazhdojë pa pengesa.
Gjatë plotësimit të formës për raportim të shkeljeve, raportuesit të cilët dëshirojnë të mbesin anonim duhet të sigurohen se ata nuk japin të dhëna të cilat në mënyrë direkte apo indirekte zbulojnë identitetin e tyre. Raportuesit, nëse dëshirojnë, e kanë mundësinë që ta zbulojnë identitetin e tyre gjatë komunikimit me hetuesin. Ne jemi të vetëdijshëm se ky gjest kërkon besim të konsiderueshëm reciprok.
Në mënyrë që të identifikon dhe heton sjellje të dyshuar, NLB Banka sh.a. Prishtina mbledhë të dhëna mbi raportuesit (nëse ata i japin ato) dhe të dhënat mbi pjesëmarrësit e sjelljes së dëmshme.