Česta pitanja

Šta je Whistler i kako funkcioniše?

Whistler je aplikacija za prijavu nepravilnosti koja omogućava uzbunjivačima da podnesu potpisane ili anonimne prijave u dobroj veri, a takođe im omogućava da ponovo pristupe aplikaciji (svom nalogu), pomoću korisničkog imena i lozinke. Korisnici/uzbunjivači biraju svoje korisničko ime i lozinku prilikom prvog prijavljivanja na aplikaciju.

Uzbunjivaču se garantuje bezbednost i anonimnost. Ako uprkos bezbednosti uzbunjivač odluči da ne otkrije svoj identitet, aplikacija poseduje opciju koja sakriva identitet čak i od istražitelja sa kim bi uzbunjivač inače imao neograničenu komunikaciju.

Komunikacija između uzbunjivača i istražitelja je od suštinskog značaja za uspeh istrage. Istražitelj treba da pribavi najveću moguću količinu najtačnijih i najpouzdanijih podataka. Iskustvo je pokazalo da prijave zasnovane na anonimnim jednostranim dopisima mogu biti neuspešne, budući da uzbunjivač može nenamerno izostaviti neke informacije (npr. šta, kada i gde se nešto dogodilo i ko su bili učesnici) koje bi omogućile pokretanje fokusirane istrage, zbog čega istraga može da završi praćenjem pogrešnih tragova.

Whistler se nalazi na našoj javnoj Internet stranici, http://www.kombank.com, što omogućava da prijave budu dostavljene izvan banke, npr. iz biblioteka, kafića itd. .

Aplikacija omogućava uzbunjivaču da prati status konkretnih prijava i da bude u stalnom kontaktu sa istražiteljem. Na ovaj način se uspostavlja potpuno bezbedan kanal komunikacije između uzbunjivača i istražitelja. Garantuju se i bezbednost i anonimnost uzbunjivača, a istovremeno istražitelj ima mogućnost da pribavi potencijalno kritične dodatne informacije u vezi sa određenom prijavom. Aplikacija omogućava uzbunjivaču da primi informacije o napredovanju istrage i o njenom rešavanju i o rezultatima.

Prilikom prvog prijavljivanja na aplikaciju, uzbunjivač bira korisničko ime i lozinku, bez obzira da li želi da otkrije svoj identitet ili da ostane anoniman. Pomoću ova dva elementa autentifikacije on pristupa aplikaciji, pomoću koje komunicira sa istražiteljem i prati proceduru prijave. On može da ažurira svoju prijavu u bilo kom trenutku, da doda dokumente ili da razgovara sa istražiteljem u prozoru za ćaskanje.

Izuzetno je važno da korisnici upamte svoje korisničko ime i lozinku. Lozinka se ne čuva i zaboravljena lozinka ne može biti resetovana. Potrebno je izvršiti novu prijavu na aplikaciju u cilju ponovnog uspostavljanja kontakta, te stoga pristup sadržaju koji je povezan sa prethodnim (zaboravljenim) korisničkim imenom i lozinkom neće biti moguć.

Međutim, u slučaju da zaboravite svoje podatke za prijavu na aplikaciju, uvek možete da se registrujete pod novim korisničkim imenom i lozinkom, i u novoj (dodatnoj) prijavi da obavestite istražitelja o prethodnoj prijavi, koja će i dalje biti vidljiva istražitelju.


Ko treba da koristi sistem za prijavu nepravilnosti?

Sistem je namenjen za lica koja su zaposlena u banci i za druge zainteresovane strane koje veruju da je počinjena neka radnja koma šteti banci i njenim zaposlenima, i koja može imati ozbiljne posledice u smislu regulatornih sankcija, krivične odgovornosti ili reputacije banke.

Sistem za prijave nepravilnosti nije namenjen za postupanje sa opštim pitanjima o poslovanju banke, za pitanja klijenata i reklamacije ili za prijavu uznemiravanja na radnom mestu.


Ko će obrađivati prijavu (ko su istražitelji)?

Prijavu uzbunjivača prima direktor Odeljenja za sprečavanje prevara, iskusni službenik banke sa mnogo godina prakse u oblasti nadzora i istraživanja. Direktor Odeljenja izvršava svoje dužnosti zajedno sa zamenicima. Otkrivanje i sprečavanje prevare i zloupotrebe u grupi uključuje iskusne zaposlene sa profesionalnom stručnošću u oblasti prava, bankarstva i regulatorne usklađenosti, ekonomije i istražnih radnji.


Zašto je potrebno prijaviti nepravilnosti i koje informacije su od značaja za istraživanje u Sektoru za bezbednost banke Komercijalne banke?

U skladu sa dobrom praksom upravljanja, u banci bismo želeli da se rešavanje odstupanja, nepravilnosti i čak prekršaji prvenstveno rešavaju unutar organizacionih jedinica u kojima nastanu. Dakle, rešavanje tih pitanja se prvo dostavlja direktnom supervizoru u organizacionoj jedinici. Međutim, u stvarnom životu mogu nastupiti situacije u kojima iz raznih razloga određena pitanja ne mogu biti rešena u okviru organizacione jedinice (moguća upletenost menadžera ili iz drugih sličnih razloga). U tim slučajevima postoji nekoliko kanala koji su na raspolaganju za prijavu uočenih nepravilnosti Sektoru za bezbednost Komercijalne banke, a jedan od njih je Whistler aplikacija.

U skladu sa pravilnikom o procedurama za istraživanje štetnog ponašanja, praćenje i zaštitu uzbunjivača, svaki zaposleni je već dužan da prijavi (neposrednom nadređenom ili direktno Sektoru za bezbednost) uočeno štetno ponašanje koje može da dovede do ozbiljnih posledica po banku (šteta, krivični prekršaji, regulatorne sankcije, narušavanje reputacije). Samo na ovaj način možemo reagovati na ozbiljne nepravilnosti brzo i adekvatno, a time i zaštititi interese i reputaciju banke i njenih zaposlenih i zainteresovanih strana. Takođe je važno identifikovati sistemske slabosti i usvojiti sistemske mere u cilju sprečavanja sličnih slučajeva u budućnosti.

Nakon podnošenja prijave i slanja informacija Sektoru za bezbednost Komercijalne banke, uzbunjivač obezbeđuje da štetno ponašanje bude adekvatno dokumentovano, a zatim i provereno i istraženo, i da banka može da reaguje adekvatno i brzo. Prijave uzbunjivača su dakle važne iz perspektive sprečavanja nastanka i ponovnog nastanka štete, za određivanje hitno potrebnih korekcija/izmena poslovnih procesa, i za obavljanje pojedinačnih odgovornosti.

Takođe je važno za istražitelje da uzbunjivač pokuša da odgovori na što je više moguće sledećih pitanja u prijavi:

  • Šta se dogodilo?
  • Gde se to dogodilo?
  • Kada se dogodilo?
  • Ko je počinio nepravilnost?
  • Kako su to uradili?
  • Pomoću čega su to uradili?
  • Zašto su to uradili?

Zaštita uzbunjivača

Prilikom prijema, obrade, istrage i arhiviranja pojedinačnih prijava, Sektor za bezbednost banke obezbeđuje da informacije u prijavi, a time i podaci o ličnosti uzbunjivača budu strogo zaštićeni. Uzbunjivač je dakle potpuno zaštićen i tokom i nakon postupka.

Zaštita internih uzbunjivača

Banka koristi razne mere da bi obezbedila potpunu zaštitu uzbunjivača koji su zaposleni u Komercijalnoj banci protiv svih retributivnih mera kojima mogu biti podvrgnuti zbog aktivnosti uzbunjivanja. Mi u Sektoru za bezbednost banke, svesni smo činjenice da je odluka nekog lica da podnese prijavu o nepravilnosti obično izuzetno teška. Dakle, mi obraćamo veliku pažnju na uzbunjivače koji deluju u dobroj veri.


Zaštita podataka o ličnosti

Kako se obezbeđuje zaštita podataka o ličnosti uzbunjivača i ko će imati pristup podacima o ličnosti uzbunjivača?

Ako uzbunjivač otkrije svoj identitet prilikom registracije, banka u skladu sa odredbama Zakona o zaštiti podataka o ličnosti (ZZPL) mora obezbediti odgovarajuću zaštitu podataka o ličnosti lica koja podnose prijave o štetnom ponašanju. Svi podaci uzbunjivača se smatraju poverljivim.

Banka ne otkriva podatke o ličnosti uzbunjivača trećim licima bez izričite saglasnosti uzbunjivača.

Nakon prijema prijave, u slučaju da uzbunjivač želi zaštitu, svi podaci o ličnosti uzbunjivača i ostali podaci na osnovu kojih može biti utvrđen identitet uzbunjivača se uklanjaju iz prijave i čuvaju se odvojeno od datoteke za istragu i štite se od neovlašćenog pristupa.

Revizijski trag se kreira prilikom svakog slučaja pristupa podacima o ličnosti uzbunjivača.

Ako je prijava potpisana, samo istražitelj koji obrađuje konkretnu prijavu i šef istražnih radnji imaju pristup podacima o ličnosti uzbunjivača.

Podaci o ličnosti uzbunjivača i informacije o nepravilnosti se čuvaju 10 godina nakon zaključenja slučaja.

Ako procedura nadzora bude pokrenuta na osnovu određene istrage, podaci ce se čuvati još dodatni period od 5 godina nakon zaključenja ovog postupka ili sudskog postupka.


Da li uzbunjivač mora da navede svoje podatke o ličnosti u prijavi?

Uzbunjivači nisu dužni da otkriju svoje podatke o ličnosti i mogu da dostave anonimne prijave. Aplikacija pre svega služi da bi uzbunjivači mogli da podnesu anonimne prijave na način da bi istraga mogla da se nastavi bez opstrukcija (povratne informacije).

Prilikom popunjavanja obrasca za prijavu nepravilnosti i prilikom popunjavanja priloga, uzbunjivači koji žele da ostanu anonimni treba da vode računa da ne daju podatke kojima mogu direktno ili indirektno otkriti svoj identitet. Uzbunjivači mogu da otkriju svoj identitet u bilo kom trenutku tokom anonimne komunikacije sa istražiteljem, ako tako odluče. Svesni smo da ovo zahteva značajno međusobno poverenje.


Koje vrste podataka o ličnosti Komercijalna banka prikuplja?

U cilju utvrđivanja i istraživanja sumnjivih prekršaja, Komercijalna banka prikuplja podatke o uzbunjivačima (ako ih oni pruže) i podatke o ostalim učesnicima u štetnom ponašanju.


Da li mogu da pregledam svoje podatke o ličnosti koje Komercijalna banka prikupi?

U vezi sa podacima o ličnosti koje prikupi Komercijalna banka, svako lice ima pravo da bude upoznato sa svojim podacima o ličnosti u skladu sa odredbama ZZPL.


Kako će se sa postupkom razmatranja prijave nepravilnosti postupati u Komercijalnoj banci?
  1. Prijem i anonimizacija prijave

    Svaku prijavu nepravilnosti dostavljenu preko Whistler aplikacije direktno prima direktor Odeljenja za sprečavanje prevara u Sektoru za bezbednost banke. Nakon razmatranja od strane direktora Odeljenja i nakon sprovođenja inicijalnih aktivnosti, prijava se dodeljuje jednom od istražitelja. Ako uzbunjivač želi da zaštiti svoj identitet, istražitelj kome je prijava dodeljena će ukloniti sve podatke o ličnosti uzbunjivača iz prijave prilikom sastavljanja istražne datoteke.

    Istraga će biti sprovedena u nekoliko propisanih koraka, od kojih svaki ima svoje vlastite akcione planove i propisane rokove. Uzbunjivač se obaveštava o zaključenju istrage preko Whistler aplikacije.

    Sektor za bezbednost banke istražuje prijave nepravilnosti angažovanjem svojih vlastitih zaposlenih ili spoljnih izvođača.
     
  2. Zaključenje istrage i komunikacija sa uzbunjivačem

    Istražna grupa ima sve potrebne mere, mehanizme i sredstva na raspolaganju u banci za efikasno sprovođenje istrage i utvrđivanje činjenica. Tokom istrage, istražitelji imaju ovlašćenje da pristupe svim dokumentima i područjima u banci i da razgovaraju sa raznim licima u okviru zakonski dozvoljenog okvira. Kako bi se obezbedilo da istraga bude efikasna i uspešna, često se zahteva dodatna komunikacija sa uzbunjivačem, pošto naročito na početku istrage uvek ima mnogo nesigurnosti. Uzbunjivači koji znaju gde i kako je prekršaj počinjen omogućavaju istražitelju da sprovede fokusiranu, racionalnu istragu sa efikasnim zaključcima. Samo istražitelj kome je konkretna prijava dodeljena i direktor Odeljenja za sprečavanje prevara mogu da komuniciraju sa uzbunjivačem preko Whistler aplikacije.
     
  3. Zaključenje istrage i praćenje

    Svaka istraga je strukturisana i dokumentovana u skladu sa propisanom procedurom. Nakon zaključenja svake istrage, istražitelj pravi nacrt zasebnog izveštaja u kom se utvrđuju relevantne okolnosti i činjenice. Na osnovu predloga datih na odgovarajućim nivoima u vezi sa [...] banka donosi odgovarajuće mere koje odgovaraju utvrđenim nepravilnostima (postupci u skladu sa zakonom o radu, krivične prijave, građanske tužbe, ostale odgovarajuće mere, itd.)

Koje još mogućnosti/kanale za podnošenje prijava banka omogućuje?
  1. Email

    Obezbeđen je stalni e-mail nalog. Pristup tom nalogu je isključivo ograničen na lica koja su ovlašćena da primaju prijave.

    prijava.nepravilnosti@kombank.com
     
  2. Poštansko pismo

    Sektoru za bezbednost banke/Odeljenju za sprečavanje prevara se može poslati pismo koje sadrži prijavu nepravilnosti (sa naznakom NR direktoru Odeljenja, ili NE OTVARATI). Pristup poslatom pismu će biti isključivo ograničen na lica koja su ovlašćena da primaju prijave.

    Lokacija za slanje pisma : Komercijalna banka, Beograd , Svetog Save 14, III sparat-aneks
     
  3. Lični kontakt

    Svesni smo da je lični kontakt naročito važan u cilju uspostavljanja uzajamnog poverenja. Zaposleni uvek imaju mogućnost da prijave nepravilnosti lično u razgovoru sa licima ovlašćenim da primaju prijave. Lice ovlašćeno za primanje prijava sačinjava nacrt zapisnika o primljenoj prijavi, koji služi kao osnova za pokretanje istrage. U slučaju specifičnih okolnosti, mi takođe uvek obezbeđujemo i razgovore sa ovlašćenim licima izvan prostorija banke na mestu gde je uzbunjivač najbezbedniji i najsigurniji.

    Kontakt podaci zaposlenih ovlašćenih za prijem prijava sumnji na nepravilnosti se nalaze na Portalu banke.